Inleiding

Het eerste deel van deze blogreeks, betreffende het onderzoeksrapport van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) naar de toepassing van de AVG op het online onderwijs, had betrekking op het gebruik van online spraak- en videogesprekken in het onderwijs. Een misschien nog wel belangrijker, en in ieder geval veel besproken onderwerp, betreft het gebruik van online ‘proctoring’. Online proctoring in het onderwijs betekent het online toezichthouden door surveillanten of algoritmes om te voorkomen dat studenten fraude plegen.

Het gebruik van online proctoring, heeft in juni 2020 centraal gestaan in een rechtszaak tussen de Universiteit van Amsterdam (UvA) en diens studenten. De rechtbank Amsterdam oordeelde destijds dat er in verband met Covid-19 noodzaak is om online proctoring in te zetten bij het afnemen van tentamens die vanuit huis worden gemaakt. Er was geen sprake van een onrechtmatige inbreuk op de privacy, aldus de rechtbank.

Inmiddels leven we al bijna een jaar met de gevolgen van Covid-19. Kan nog steeds worden gesteld dat er noodzaak is bij het gebruik van online proctoring? De AP heeft, net zoals voor het online spraak- en videobellen, aanbevelingen opgesteld voor onderwijsinstellingen ten behoeve van het gebruik van online proctoring. Dit blog zal nader ingaan op deze tweede set aanbevelingen.

Aanbevelingen online proctoring

Vóór het gebruik van online proctoring

1. Bedenk voor het gebruik het doel waarvoor u online proctoring wilt gebruiken en zorg ervoor dat u dit kunt rechtvaardigen. Let op: het is in géén geval toegestaan om de verzamelde gegevens voor een ander doel te gebruiken dan dit vooraf bepaalde doel.

2. Bepaal de Is het nodig om online proctoring in te zetten om fraude te voorkomen? Is er geen minder indringende manier van controle mogelijk? Denk hierbij bijvoorbeeld aan het laten schrijven van een paper/essay door leerlingen/studenten. Indien u van mening bent dat er sprake is van voldoende noodzaak om voor bepaalde toetsen en examens online proctoring in te zetten, leg dit dan (gemotiveerd) schriftelijk vast. Evalueer tot slot periodiek of de coronavirusmaatregelen worden versoepeld.

3. Beperk de inbreuk op de privacy. U kunt bijvoorbeeld besluiten om toetsen of examens te combineren zodat de inzet van online proctoring tot een minimum wordt beperkt. Daarnaast kunt u kiezen voor de minst ingrijpende vorm van fraudepreventie, eye-tracking is bijvoorbeeld ingrijpender dan camera surveillance. Zorg er verder altijd voor dat, in geval van geautomatiseerde beoordeling, er een persoon is die beoordeelt of er inderdaad mogelijk fraude is gepleegd bij een toets/examen waarbij online proctoring is ingezet.
4. Bepaal de rechtsgrondslag onder de AVG om gebruik te maken van online proctoring.

5. Voer een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uit vóór het gebruik van online proctoring. Betrek indien mogelijk leerlingen/studenten en docenten bij de beoordeling. Houd hierbij ook rekening met andere (grond)rechten dan het recht op privacy, zoals de mogelijke discriminatie van leerlingen/studenten. Controleer verder regelmatig of de DPIA moet worden herzien.

6. Werk samen met verschillende partijen zoals de functionaris-gegevensbescherming (FG), de studentenraad, de medezeggenschapsraad en overkoepelende organisaties. Bespreek oplossingen voor het thuis afleggen van toetsen/examens en bundel de krachten om grote spelers in de markt te benaderen. Let op: het achteraf informeren van de FG over de gemaakte keuzes is onvoldoende! 

Inkoop van online proctoring

7. Selecteer een geschikte (software)leverancier. Selecteer een leverancier die voldoet aan de AVG. Stel eisen aan het gebruik van de verwerkte persoonsgegevens. Draag er bijvoorbeeld zorg voor dat gegevens die niet nodig zijn, onmiddellijk worden verwijderd. 

8. Stel een verwerkersovereenkomst op met de leverancier. Zorg ervoor dat de overeenkomst voldoet aan de eisen van de AVG. Let op: indien u in zee gaat met een leverancier van buiten de Europese Economische Ruimte is het van groot belang dat er voldoende passende waarborgen zijn genomen om de gegevens te beschermen. 

Het (gaan) gebruiken van online proctoring

9. Stel een beleid op over het gebruik van online proctoring. Stel hierin minimaal vast wanneer online proctoring kan worden ingezet, leg de redenen voor het gebruik schriftelijk vast, beschrijf hoe leerlingen zich moeten legitimeren en beschrijf de middelen en methoden die worden gebruikt om de persoonsgegevens te verwerken, zoals bewaartermijnen, beveiliging en toegang tot de gegevens. Zet het beleid tot slot om in concrete richtlijnen en instructies voor leerlingen/studenten en docenten. 

10. Geef leerlingen/studenten en docenten voorlichtingen en instructies. Informeer leerlingen/studenten over wat er met hun gegevens gebeurt en over welke privacy-rechten ze beschikken. Instrueer uw leerlingen/studenten daarnaast om op de meest privacy-vriendelijke manier toetsen/examens af te leggen, bijvoorbeeld door persoonlijke spullen uit het zicht te houden. Het is van groot belang dat de informatie/instructie in begrijpelijke taal wordt gegeven. 

11. Zet een proces op om studenten en leerlingen eenvoudig in staat te stellen om hun privacy-rechten uit te oefenen, bijvoorbeeld als een student of leerling toegang vraagt tot opnames. Bied daarnaast leerlingen/studenten die met succes bezwaar maken tegen online proctoring, een passend alternatief. Dit alternatief mag geen nadelige gevolgen hebben, zoals een onevenredige vertraging in de studievoortgang van een student. 

12. Wees tot slot voorbereid op incidenten. Houd er rekening mee dat het onmogelijk is om datalekken of andere incidenten volledig uit te sluiten en wees hier dus op voorbereid! Bespreek met leerlingen/studenten en docenten wat er mis kan gaan en wat te doen om de impact van dergelijke incidenten te verminderen. 

En nu?

Het is aan de onderwijsinstellingen zelf om aan de hand van de aanbevelingen te bepalen of zij het online onderwijs in overeenstemming met de vereisten van de AVG geven (zie bovenstaande checklist en de checklist uit het eerdere blog). De AP zal ondertussen de ontwikkelingen in het onderwijs op afstand blijven volgen.

Heeft u vragen over de bovenstaande set aanbevelingen? Of heeft u andere AVG-gerelateerde vragen? Neem dan vooral contact met op met Hester Ellemers!