Deze website maakt gebruik van cookies. Klik hier voor meer informatie.

De AVG en de ambtenaar

Relevantie:

  • Uitbreiding rechten betrokkenen
  • De belangrijkste punten van de AVG op een rijtje
  • Bewaartermijnen personeelsdossiers
  • Aangescherpte privacyregels bij ziekteverzuim
  • Zorgvuldigheid bij sollicitatie en screening

Op 25 mei jl. is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Dat leidde tot grote opwinding, waarvan het maar de vraag is in hoeverre die terecht was. Materieel gezien verandert er niet zoveel, de normen uit de AVG waren immers grotendeels al van kracht onder de Wet bescherming persoonsgegevens. De gedachte dringt zich op dat veel organisaties kennelijk een inhaalslag moeten maken.

Wel zijn als gevolg van de AVG de rechten van betrokkenen aangescherpt en (deels) uitgebreid, met bijvoorbeeld het nieuwe recht om te verzoeken gegevens over te brengen naar een derde (het principe van dataportabiliteit) en verruimde rechten om gegevens in te zien en gegevens te laten verwijderen. Die rechten van betrokkenen zijn ook relevant voor het personeelsdossier van de werknemers, zoals de ambtenaren werkzaam bij overheden.

Een organisatie moet betrokkenen informeren en moet dus niet alleen een privacystatement maken voor haar klanten/relaties of, in het geval van overheden, justitiabelen, maar moet ook een privacystatement hebben ten behoeve van de werknemers. Daaruit moet blijken welke rechten de werknemers hebben ten aanzien van hun personeelsdossier (art 13 en 14 AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft het onderwerp Personeelsdossiers nader toegelicht op haar website.

Om te beginnen moet de werkgever met degene die met personeelsgegevens werkt aan geheimhouding gebonden zijn. De vraag is of dat bij een overheid altijd goed geregeld is, aangezien de ambtenaar wordt aangesteld bij aanstellingsbesluit en er geen arbeidsovereenkomst is waar dit soort (extra) bedingen bijna standaard zijn opgenomen. De ambtseed kan dat ondervangen, mist afgelegd en toereikend.

De werkgever mag de personeelsgegevens met bepaalde anderen delen, mits er een fatsoenlijke verwerkersovereenkomst aan ten grondslag ligt als het gaat om verwerkers (denk aan het salarisadministratiekantoor) of die instanties een eigen verantwoordelijkheid hebben en in termen van de AVG als verwerkingsverantwoordelijke hebben te gelden (bijvoorbeeld de arbodienst) en er een legitieme grondslag is om de persoonsgegevens te delen.

Het is dus maar de vraag of de gegevens die op menig intranet vrijelijk te verkrijgen zijn over de collega’s zijn toegestaan. In hoeverre heeft de werkgever daadwerkelijk een gerechtvaardigd belang bij het delen van die gegevens? Voor zover de grondslag wordt gezocht in toestemming van de werknemer, is van belang dat in een arbeidsrelatie de grondslag toestemming door de AP in beginsel als ontoereikend wordt beschouwd, vanwege de onvermijdelijke afhankelijkheidsrelatie tussen werkgever en werknemer. Overigens, meer in het algemeen is toestemming niet altijd de meest handige grondslag voor verwerking van persoonsgegevens, omdat betrokkene de toestemming te allen tijde mag intrekken.

Het meeste besproken onderwerp wat betreft personeelsdossiers is het onderwerp van de bewaartermijnen. De AVG bevat geen concrete bewaartermijnen, maar stelt alleen dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Deze hoofdregel geldt tenzij er specifieke wettelijke bewaartermijnen zijn. Denk aan de verplichting voor werkgevers om een kopie identiteitsbewijs en loonbelastingverklaringen te bewaren tot 5 jaar na einde dienstverband. Verder moeten gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn tot zeven jaar na uitdiensttreding worden bewaard.

De AP schrijft op haar website over de gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijnen zijn: “Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen.” Let wel: dit is de mening van de AP, die als toezichthouder uiteraard niet het laatste woord heeft over uitleg van normen uit de AVG, maar dit zal wel het uitgangspunt zijn bij handhaving.

Dit betekent dat de werkgever een standpunt moet innemen over allerlei soorten informatie die in een personeelsdossier bewaard worden dat de werknemer voldoende duidelijkheid geeft, maar ook zo flexibel is dat een werkgever ermee kan werken. Het is namelijk niet zo dat de functioneringsgegevens van langer dan twee of vijf of zeven jaar geleden per definitie niet meer relevant zijn en het kan heel jammer zijn (trouwens ook voor de betrokken ambtenaar) als dit soort kwalitatieve (en dus gevoelige) informatie al te gemakkelijk en standaard uit de personeelsdossiers wordt verwijderd.

Deze vraag raakt aan de rechten van betrokkenen, zoals het recht op rectificatie en verwijdering. Een individuele ambtenaar zal gemotiveerd kunnen zijn om een oude waarschuwing (waar hij het toch al niet mee eens en die naar zijn mening op een onjuiste feitelijke grondslag gebaseerd was) te laten verwijderen, dan wel te laten rectificeren. Het is echter niet zo dat de AVG de betrokken ambtenaar hiervoor carte blanche geeft (zie de artikelen 16 en 17 van de AVG over rectificatie en verwijderen). Tegelijkertijd moet de werkgever wel gemotiveerd een standpunt innemen (zelfs binnen één maand na het verzoek! Zie art.12 AVG) en laten zien welke belangen hij afweegt om bepaalde informatie te bewaren en ook langer te bewaren dan de betrokken ambtenaar noodzakelijk acht.

Dat doet meteen de vraag rijzen met wie de ambtenaar dan van gedachten wisselt? Dat zal in het algemeen niet (meteen de Functionaris Gegevensbescherming (FG) zijn, maar zijn leidinggevende die daarin het advies van de HR-adviseur en/of de FG nodig heeft. Is het geen idee om een commissie onder leiding van de FG in het leven te roepen die, in ieder geval de eerstkomende jaren, meekijkt over de schouders van de betrokken leidinggevende en de HR adviseur om te komen tot een beleid dat voor de hele provincie of gemeente ongeveer hetzelfde is, zonder afbreuk te doen aan alle individuele omstandigheden van het geval?

Een tweede onderwerp waar de (aangescherpte) privacyregels zich doen gelden, betreft de verzuimbegeleiding van de zieke ambtenaar. De AP is streng en heeft – nog onder de Wbp – de eerste beschikkingen (met last onder dwangsom) al uitgedeeld. Volgens de AP mag de werkgever bij de ziekmelding door de werknemer niet meer vragen dan praktische gegevens (telefoonnummer en dergelijke), enkele regresgegevens (de vraag of iemand onder een vangnetbepaling valt, maar niet welke vangnetbepaling in de verkeerde veronderstelling dat de bedrijfsarts die informatie wel zo mogen geven en of de ziekte verband houdt met een arbeids- dan wel verkeersongeval met een aansprakelijke derde) en de vermoedelijke duur van het verzuim.

De werkgever mag volgens de AP in ieder geval niet vragen naar de aard van de ziekte (ook niet als de werknemer daar uit zichzelf mee komt, wat veelal het geval is). Hij mag die aard dus ook niet opschrijven en mag ook geen afspraken maken over wat iemand ondanks zijn/haar beperkingen nog wel kan doen. Er is kritiek op de houding van de AP in dezen, omdat feitelijk het ‘goede gesprek’ tussen werknemer en leidinggevende hiermee onmogelijk wordt. Terwijl dat nou juist de winst was van de Wet Verbetering Poortwachter begin van dit millennium.

Om toch het ‘goede gesprek’ te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat de zieke werknemer eerst wordt gezien door de bedrijfsarts, die geeft advies over de beperkingen en dan kan een plan van aanpak voor de re-integratie worden gemaakt. Normaal gesproken gebeurt dat pas zes weken na de eerste arbeidsongeschiktheidsdag, ook om geen kosten voor de bedrijfsarts te hoeven maken voor huis-tuin-en-keuken ziekmeldingen en om verzuim niet onnodig te medicaliseren, maar zoals het nu is, lijkt het er op dat de bedrijfsarts gewoonweg eerder ingeschakeld moet worden.

Er gloort enige hoop aan de horizon, omdat bij de behandeling van de Uitvoeringswet AVG (TK 43 851, p.15) de regering zelf de noodzaak om het goede gesprek te kunnen voeren heeft onderstreept en heeft gewezen op het feit dat goed werknemerschap mede verantwoordelijkheid met zich meebrengt voor het herstel en terugkeer naar werk bij de werknemer.

Een derde punt van zorg als het gaat om de AVG en werkgeverschap is de vraag of de sollicitatiecommissies wel de juiste zorgvuldigheid betrachten. Ook over sollicitaties en screening van personeel heeft de AP dossiers aangemaakt die op de website van de AP te vinden zijn. Wat betreft sollicitanten komt het er op neer dat de gegevens van de sollicitanten die niet in dienst treden vier weken na sluiting van de sollicitatieprocedure verwijderd moet worden. In de praktijk zal dat nog niet altijd eenvoudig zijn, omdat er een sollicitatiecommissie per vacature gevormd zal worden. Het is dus zaak te voorkomen dat de sollicitatiebrieven die onder de commissieleden zijn uitgedeeld gaan ‘zwerven’.

Langer bewaren in portefeuille van gegevens van sollicitanten mag, maar alleen met (uitdrukkelijke) toestemming van die sollicitant en dan ook niet langer dan in beginsel een jaar.

Voor meer informatie over dit onderwerp kunt u contact opnemen met mr. Eef van de Wiel

  • Incasso debiteuren, regel het goed! NAAR NIEUWS//
  • Automatisch gezag bij erkenning?
  • Restschuld na crisis; kan ik mijn bank daarvoor verantwoordelijk houden?
  • Geen huwelijkse voorwaarden? Toch blijft privé, wat privé was.
  • Ontslag nemen, lagere alimentatie?
  • Belangrijke termijn voor werknemers bij ontslag op staande voet
  • Dienstverband laten ‘slapen’ om geen transitievergoeding te hoeven betalen, is toegestaan
  • Twaalf jaar partneralimentatie?
  • Van twee naar vier ouders?
  • Overlast door huurders: wat vindt het Gerechtshof daarvan?
  • De failliete huurder: leegstandschade en de bankgarantie
  • Wetsvoorstel UBO-register omvat nieuwe ‘terugmeldingsplicht’ Wwft-instellingen
  • Is uw gedragsverklaring aanbesteden nog geldig?
  • Een werknemer met twee dienstverbanden? Houd rekening met de Arbeidstijdenwet!
  • Strafvervolging voor bestuurder van beboete rechtspersoon
  • Nieuw ROZ-model huurovereenkomst voor woonruimte
  • Het adviesrecht van de ondernemingsraad in geval van faillissement
  • Transitievergoeding ook verschuldigd bij dienstverband van exact 24 maanden
  • Onteigening Hedwigepolder: gaat de Hoge Raad om?
  • Koop breekt geen huur (maar soms wel in stukjes)
  • UAV-GC 2005: (gevolgen van) onvoorziene omstandigheden?
  • Parfums voor € 30,-. Moet Bol.com leveren?
  • Provincie Fryslân kan door met inpassingsplan
  • Valse reviews op internet: niet zonder consequenties
  • Transitievergoeding bij langdurig arbeidsongeschiktheid: geld terug?
  • Onteigening Hedwigepolder: Hoge Raad bevestigt rechtbankvonnis
  • Natrekking versus wegbreekrecht; voor wie gaat de zon op?
  • Nederlands huurstelsel niet in strijd met het eigendomsrecht
  • Belangrijk arrest HvJ EU over toepassing van de Dienstenrichtlijn bij bestemmingsplanregels over detailhandel
  • Goodwill valt niet onder tegemoetkoming in verhuis- en inrichtingskosten bij dringend eigen gebruik
  • De statutair directeur (deel 1) – Benoeming en indiensttreding
  • Overheid wil het aantal vechtscheidingen terugdringen
  • De statutair directeur (deel 2) – Ontslag: geen ontslagbescherming, maar niet vogelvrij
  • Verborgen camera’s: diefstal op de werkvloer NAAR NIEUWS//
  • De meest gestelde vragen over de AVG: deel 1 – Minder dan 250 werknemers: toch een verwerkingsregister bijhouden? NAAR NIEUWS//
  • De meest gestelde vragen over de AVG: deel 2 – Toestemming niet altijd nodig NAAR NIEUWS//
  • Bankbreuk; wat is dat eigenlijk? NAAR NIEUWS//
  • Wetsvoorstel Wet arbeidsmarkt in balans: wat verandert er? Wetsvoorstel Wet arbeidsmarkt in balans: wat verandert er?
  • Trip Advocaten & Notarissen trekt opnieuw ervaren juristen aan
  • Een brancheringsregeling in een bestemmingsplan: Mag dat?
  • Heeft u al een privacystatement voor uw werknemers?
  • Kwijtschelden van studiekosten kost u mogelijk meer dan u denkt
  • Mijn werknemer heeft schulden. Wat nu?
ONZE MENSEN VAN A TOT Z//
CONTACT Eef van de Wiel
Stel Hier Uw Vraag contactformulier//