Verbod op valse reviews?

Verbod op valse reviews?

Samen winkelen wij steeds meer online. Sinds het begin van de Coronapandemie is de internetomzet van de detailhandel met meer dan 50% gestegen. Gezien de snelle ontwikkelingen van het internet en het online winkelen, werd het hoog tijd om de (dwingendrechtelijke) consumentenbescherming te moderniseren.

Eind 2020 is een concept wetsvoorstel gepresenteerd die onder meer beoogt valse consumentenbeoordelingen tegen te gaan.

Verbod valse consumentenbeoordelingen

Reviews worden steeds belangrijker. Consumenten gaan steeds meer af op beoordelingen en aanbevelingen van andere consumenten. Online ondernemers zetten daarom in op het (laten) plaatsen van reviews, getuige alleen al de hoeveelheid mails die je ontvangt na een online aankoop waarin je wordt uitgenodigd je beoordeling te geven.

Het wetsvoorstel beoogt te bewerkstelligen dat gepubliceerde reviews alleen nog maar van consumenten zijn die het betreffende product daadwerkelijk hebben gebruikt of aangekocht.

Het wordt online aanbieders verboden om valse reviews te (laten) plaatsen. Het gaat dan niet alleen om verzonnen beoordelingen, maar ook om bijvoorbeeld “likes” op sociale media of het verwijderen van negatieve beoordelingen. Daarnaast zal de webshop informatie moeten geven over de vraag of en hoe zij controleert dat reviews daadwerkelijk afkomstig zijn van echte consumenten. Wanneer er bijvoorbeeld ineens een groot aantal beoordelingen met identieke teksten wordt geplaatst, kan van de webshop worden verlangd dat zij onderzoek instellen.

Maar liefst 84% van de consumenten vertrouwt de online beoordelingen van een wildvreemde net zozeer als de mening van hun (welbekende) vrienden. Laten we hopen dat door middel van dit wetsvoorstel, het vertrouwen van de consumenten niet wordt geschaad.

Heeft u te maken met valse reviews of heeft u vragen over dit onderwerp, neem dan contact op met Merel Aaftink en Hester Ellemers.

Informatie over de Wwft, het cliëntenonderzoek en de meldplicht

Informatie over de Wwft, het cliëntenonderzoek en de meldplicht

Algemeen

Op een groot deel van de dienstverlening door Trip Advocaten & Notarissen is de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (de Wwft) van toepassing. Uit deze wet vloeien verschillende verplichtingen voort, die allemaal het oogmerk hebben om witwassen van geld en financiering van terrorisme zoveel mogelijk tijdig te signaleren en te bestrijden.

Bij het in behandeling nemen van een opdracht door ons kantoor zullen wij beoordelen of deze onder de reikwijdte van de Wwft valt. Voor zover dit het geval is, schrijft de wet een cliëntenonderzoek voor en geeft de wet een meldingsplicht voor verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties.

In deze brochure informeren wij u over het cliëntenonderzoek en de meldingsplicht.

Cliëntenonderzoek

Het onderzoek

Het cliëntenonderzoek betreft in beginsel alle aspecten van de gevraagde dienstverlening. Zo strekt het onderzoek zich uit over de betrokken cliënten/partijen, het onderwerp van de dienstverlening en zo nodig de bron van de middelen die bij de zakelijke relatie of de transactie gebruikt worden.

Belangrijk onderdeel van het onderzoek betreft het identificeren van de cliënt en het verifiëren van die identiteit. Dit geldt zowel voor natuurlijke personen als voor rechtspersonen. Wanneer de dienstverlening plaatsvindt ten behoeve van een rechtspersoon betreft dit onder meer een onderzoek naar de identiteit van de uiteindelijk belanghebbenden (de zogenaamde UBO) en naar de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt. Hiervoor wordt door ons onder meer gebruik gemaakt van de informatie die beschikbaar is in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

De diepgang van het cliëntenonderzoek wordt afgestemd op de risico’s op witwassen of financiering van terrorisme die de betreffende dienstverlening en de daarbij betrokken partijen met zich meebrengen.

Het cliëntenonderzoek begint al voor aanvang van de dienstverlening. Ook tijdens de verdere uitvoering van onze werkzaamheden blijven wij monitoren of de Wwft van toepassing is en of nader onderzoek nodig is. Wanneer wij niet in staat worden gesteld om ons onderzoek te verrichten, kunnen wij geen diensten verlenen.

Uw medewerking

In verband met het cliëntenonderzoek zullen wij u vragen om diverse informatie aan te leveren. Trip Advocaten & Notarissen heeft hiervoor diverse documenten opgesteld die veelal bij aanvang van de dienstverlening aan u worden toegezonden met een duidelijke toelichting daarbij.

Identificatie en verificatie 

Vriendelijk vragen wij u om bij elk bezoek aan ons kantoor een geldig legitimatiebewijs mee te nemen. Op de nodige momenten kunnen wij dan aantoonbaar uw identiteit vaststellen en voor zover voor de dienstverlening nodig, in ons dossier vastleggen (verificatie).

De volgende documenten kunnen als geldig legitimatiebewijs worden aangemerkt:

  • een geldig paspoort;
  • een geldige Nederlandse identiteitskaart;
  • een geldige identiteitskaart die is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en die is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder;
  • een geldig Nederlands rijbewijs;
  • een geldig rijbewijs dat is afgegeven door het daartoe bevoegde gezag in een andere lidstaat en dat is voorzien van een pasfoto en de naam van de houder;
  • reisdocumenten voor vluchtelingen en vreemdelingen;
  • vreemdelingendocumenten, afgegeven op grond van de Vreemdelingenwet 2000.

Mocht u niet op ons kantoor langskomen, dan zullen wij op andere wijze moeten voorzien in een passende identificatie en verificatie. Uiteraard informeren wij u tijdig hoe dan invulling kan worden gegeven aan de identificatie en verificatie.

Cliëntenverklaringen

Als onderdeel van het cliëntenonderzoek vragen wij u om een zogenaamde cliëntenverklaring in te vullen, te ondertekenen en met de nodige bijlagen aan ons terug te zenden. Voor zowel de cliënt die een natuurlijk persoon is als de cliënt die als rechtspersoon opdracht geeft voor dienstverlening, hebben wij een cliëntenverklaring opgemaakt.

Cliëntenverklaring natuurlijk persoon

Door (natuurlijke) personen wordt met de cliëntenverklaring opgegeven of zij moeten worden aangemerkt als een Prominent Politiek Persoon (vanuit het Engels vaak afgekort als PEP). Een PEP is een persoon die een bepaalde positie bekleedt die voor de dienstverlener aanleiding geeft om verder onderzoek te doen. Op basis van de Wwft zijn een aantal categorieën van ambten, functies of (dienst)betrekkingen geformuleerd, die bij uitoefening daarvan leiden tot de kwalificatie als PEP. Op de cliëntenverklaring zijn deze gevallen duidelijk uitgeschreven.

Cliëntenverklaring rechtspersonen

Met dit formulier geeft de bestuurder van een cliënt/rechtspersoon op wie de uiteindelijk belanghebbenden van de cliënt/rechtspersoon zijn, zodat wij daarmee inzicht krijgen in de organisatiestructuur van de cliënt/rechtspersoon die opdracht geeft voor de dienstverlening. Dit inzicht verkrijgen wij door een opgave van wie de UBO(‘s) is/zijn. Daarbij dient de aard en omvang van het uiteindelijk belang ook te worden opgegeven.

Omdat een organogram vaak een goed inzicht in de structuur geeft, vragen wij, zeker bij complexe structuren, om een organogram aan te leveren.

Indien nodig kunnen wij aanvullende informatie bij u opvragen, bijvoorbeeld statuten, oprichtingsaktes, aandeelhoudersregisters, jaarverslagen en dergelijke.

Betreft de cliënt (of UBO) een buitenlandse (rechts)persoon? Dan is de identificatie vaak maatwerk. In dat geval zal de advocaat of notaris zonodig contact met u opnemen om u te helpen bij het invullen van de cliëntenverklaring en het verschaffen van de benodigde informatie.

Het UBO-register

Voor veel rechtspersonen geldt een verplichting om de UBO(‘s) te registreren in het zogenaamde UBO-register. Dit UBO-register is ingevoerd per 27 september 2020 en wordt gehouden door de Kamer van Koophandel.

Onderdeel van het cliëntenonderzoek is het raadplegen van het UBO-register. Bij het constateren van een onjuistheid of onvolledigheid in de gegevens van het UBO-register geldt een zogenaamde terugmeldplicht. In de gevallen waarin uit ons cliëntenonderzoek blijkt dat de inschrijving in het UBO-register niet juist of volledig is, zijn we verplicht om de afwijkingen aan de Kamer van Koophandel te melden.

Meldingsplicht

Verdachte transacties melden wij bij de FIU-NL

Advocaten en notarissen zijn verplicht om verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU–NL). Hieronder vallen:

  • contante transacties groter dan het in het kader van de Wwft vastgestelde bedrag; ook als deze contante stortingen op de bankrekening van Trip Advocaten & Notarissen worden gedaan;
  • ongebruikelijke transacties: Dat zijn transacties waarbij er aanleiding is om te veronderstellen dat deze verband kunnen houden met witwassen of het financieren van terrorisme. Een veronderstelling van een zogenaamde ongebruikelijke transactie kan voldoende aanleiding zijn om een melding te doen. Of er sprake is van een ongebruikelijke transactie wordt vaak ingekleurd aan de hand van de indicatoren zoals die voorkomen in de richtlijnen en handleidingen die door de beroepsorganisaties en/of de toezichthouders zijn vastgesteld. Het is niet zo, dat de advocaat of notaris eerst zelf moet vaststellen dat er sprake is van witwassen of het financieren van terrorisme.

De meldingsplicht is niet van toepassing indien slechts sprake is van een oriënterende bespreking, waarbij nog geen sprake is van aanvaarding van een opdracht. Wel is de meldingsplicht van toepassing op voorgenomen, maar niet afgeronde transacties.

De Wwft verbiedt het de advocaat en notaris om een (potentiële) cliënt op de hoogte te stellen van (een voornemen tot) het doen van een melding bij de FIU-NL.

Advocaten en notarissen hebben een beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim geldt echter niet als de FIU-NL onderzoek naar uw transacties doet. Wij zijn dan verplicht om hen alle noodzakelijke informatie te verstrekken. Wij zijn ook verplicht om informatie in het kader van de Wwft te verstrekken aan de aangewezen toezichthouders.

Tot slot

Wij gaan vertrouwelijk om met uw gegevens

In verband met het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft wordt veel informatie van de cliënten en betrokken partijen door ons verzameld.

Wij benadrukken dat deze informatie door ons zoveel mogelijk vertrouwelijk wordt behandeld, opgeslagen en verwerkt, een en ander met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving.

U kunt de brochure ook downloaden.

December 2020

Tijdelijke uitbreiding eisen zorgplicht van werkgevers voor veilige en gezonde werkplek

Tijdelijke uitbreiding eisen zorgplicht van werkgevers voor veilige en gezonde werkplek

Voor werkgevers bestaat een algemene zorgplicht op basis waarvan zij gehouden zijn de arbeidsplaats van hun werknemers zodanig in te richten dat sprake is van een gezonde en veilige werkplek. Deze verplichting volgt uit de Arbowetgeving en meer specifiek het Arbobesluit. In verband met de uitbraak van COVID-19 worden tijdelijk aanvullende eisen gesteld aan de zorgplicht van werkgevers.

Inhoud tijdelijke uitbreiding zorgplicht

De tijdelijke uitbreiding van de zorgplicht van werkgevers in verband met COVID-19 houdt in dat werkgevers verplicht zijn noodzakelijke maatregelen en voorzieningen te treffen om daarmee de kans op besmetting met COVID-19 te voorkomen of beperken. De noodzakelijke maatregelen en voorzieningen betreffen in ieder geval:

  1. het in acht nemen van voldoende hygiënische voorzieningen;
  2. het geven van doeltreffende voorlichting en onderricht aan werknemers over de bestrijding van COVID-19 op de arbeidsplaats; en
  3. het houden van adequaat toezicht op de naleving van de in dit artikel bedoelde noodzakelijke maatregelen en voorzieningen.

Afhankelijk van de organisatie dient te worden geïnventariseerd welke maatregelen of voorzieningen nodig zijn voor de bescherming van werknemers. Als handvat kan hierbij gebruik worden gemaakt van door sectoren opgestelde protocollen en de richtlijnen van het RIVM. Het gaat dan met name om het houden van een veilige afstand, handen wassen, geen handen schudden, het vermijden van drukte, wat te doen bij ziekte, het plaatsen van schermen, het aangeven van looproutes, het beperken van het aantal mensen op de arbeidsplaats, het ventileren van ruimten, het ontsmetten van de arbeidsplaats, het ontsmetten van gereedschappen, het dragen van gelaatsbescherming of het dragen van mondkapjes. De hygiënische voorzieningen kunnen ook zien op het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, die specifiek verband houden met het voorkomen of beperken van de kans op besmetting met COVID-19.

Op grond van de huidige RIVM-richtlijnen dienen werknemers thans zoveel als mogelijk thuis te werken, tenzij het echt niet anders kan. Voor werkgevers geldt ook ten aanzien van de thuiswerkplek een zorgplicht, hetgeen onder anderen betekent dat zij dienen zorg te dragen voor een werkplek die is ingericht volgens de ergonomische beginselen.

Werkgevers dienen hun werknemers over de in acht te nemen noodzakelijke maatregelen en voorzieningen actief te informeren. Dit geldt ook ten aanzien van het veilig en gezond inrichten van de thuiswerkplek. Het is belangrijk dat alle werknemers goed begrijpen welke maatregelen en voorzieningen getroffen zijn. Dit betekent dat informatie in bepaalde gevallen ook in een andere taal moet worden verstrekt.

Sancties niet naleven zorgplicht

Werkgever zijn aldus verplicht de noodzakelijke maatregelen en voorzieningen ter voorkoming of beperking van besmetting met COVID-19 te treffen. Daarnaast zijn werknemers gehouden om deze door de werkgever getroffen maatregelen en voorzieningen na te leven. Zowel aan de werkgever als de werknemer kan een boete worden opgelegd als zij (ernstig) tekortschieten in deze op hun rustende verplichting(en). Daarnaast heeft de Inspectie SZW de (tijdelijke) mogelijkheid om het werk stil te leggen indien bepaalde maatregelen die de kans op besmetting met COVID-19 voorkomen of beperken in ernstige mate niet worden getroffen. Bij minder ernstige overtredingen kunnen ook andersoortige handhavingsinstrumenten worden ingezet.

De geldingsduur

De tijdelijke uitbreiding van de zorgplicht van werkgevers in verband met het voorkomen of beperken van besmetting met COVID-19 geldt in beginsel voor de duur van slechts drie maanden met ingang van 2 december 2020. Ditzelfde geldt voor de tijdelijke bevoegdheid om het werk stil te leggen als onvoldoende maatregelen worden getroffen. Verlenging van de uitbreiding is mogelijk bij koninklijk besluit telkens voor ten hoogste drie maanden.

Voor vragen over dit onderwerp kunt u contact opnemen met ons team van arbeidsrecht specialisten: Jochem Frons, Laura de Geus, Willemijn Bos, Joost Funke, Femke Westra, Robbie Leyten of Eef van de Wiel.

Kunnen gemeenten en provincies strafrechtelijk worden vervolgd? Hoe zit het ook alweer? Advocaat Peter Koops legt het uit.

Kunnen gemeenten en provincies strafrechtelijk worden vervolgd? Hoe zit het ook alweer? Advocaat Peter Koops legt het uit.

Inleiding

Transport van verontreinigd baggerslib, houtkap zonder ontheffing of het vangen van bevers zonder vergunning. Dit zijn zomaar een aantal voorbeelden waarin een decentrale overheid, zoals een provincie of gemeente, op het matje is geroepen bij de milieupolitie. In de praktijk wordt door het OM al snel een verhoor bevolen, maar een wezenlijke voorvraag wordt doorgaans niet gesteld: heeft de betreffende overheid strafrechtelijke immuniteit? In de praktijk merk ik dat de opsporingsambtenaren van het onderwerp doorgaans niet hebben gehoord én dat de leidinggevende officier van justitie het onderwerp lijkt te zijn vergeten. Tijd om het onderwerp weer eens onder de aandacht te brengen.

Wat is strafrechtelijke immuniteit en waarom bestaat het?

Strafrechtelijke immuniteit houdt in dat een (rechts)persoon niet strafrechtelijk kan worden vervolgd voor het plegen van strafbare feiten. Hij geniet dan strafrechtelijke immuniteit. Een voorbeeld hiervan is de diplomatieke onschendbaarheid. Ook decentrale overheden, zoals de provincie of de gemeente, genieten strafrechtelijke immuniteit. De reden hiervoor is dat de wetgever het niet wenselijk achtte dat de decentrale overheid verantwoording aflegt bij de strafrechter. In plaats daarvan moet de decentrale overheid die een strafbaar feit pleegt, verantwoording afleggen aan de instellingen en organen die daartoe door het staats‑ en administratieve recht zijn aangewezen. Deze wijze van verantwoording werd en wordt als voldoende gezien om de decentrale overheid in een voorkomend geval tot de orde te roepen. De inmenging van de strafrechter, die bovendien slechts een geldboete kan opleggen, heeft dan weinig toegevoegde waarde.

Is de immuniteit absoluut of gebonden aan voorwaarden?

De gedachte kan bestaan dat de decentrale overheid altijd immuniteit toekomt en dus nooit vervolgd kan worden. Zo is het niet. De strafrechtelijke immuniteit is namelijk beperkt oftewel aan voorwaarden verbonden. In het bekende Pikmeer II arrest, heeft de Hoge Raad bepaald onder welke voorwaarden een decentrale overheid strafrechtelijke immuniteit toekomt. In de eerste plaats moet het gaan om een openbaar lichaam in de zin van hoofdstuk 7 Grondwet. Ook een waterschap valt hieronder. Daarnaast diende de verboden gedraging te zijn begaan met de bedoeling om uitvoering te geven aan een taak die exclusief – dus met uitsluiting van private partijen – aan de overheid is opgedragen. Daarbij is het niet van belang dat die taak feitelijk wordt uitgevoerd door derden (zoals bijvoorbeeld een aannemer).

Een praktijkvoorbeeld

De vorenstaande regel laat zich het makkelijkst uitleggen door een voorbeeld uit onze praktijk. In deze zaak werd een waterschap vervolgd voor het kappen van bomen zonder voorafgaande melding daarvan aan het bevoegd gezag (de gedeputeerde staten). Buiten kijf stond dat het hier ging om een overtreding van artikel 4.2 van de Wet natuurbescherming. Echter, de houtkap had plaatsgevonden met de bedoeling om uitvoering te geven aan een wettelijke taak. De bomen waren namelijk gekapt om de aanleg van een natuurvriendelijke oever te realiseren. Die taak was bovendien, gelet op de wetssystematiek, opgedragen aan uitsluitend het waterschap. Kortom, het doel was gelegen in de uitvoering van een wettelijke aan de decentrale overheid opgedragen taak. Die taak kon bovendien, gelet op de wetssystematiek, niet door private partijen worden uitgevoerd. Onder die omstandigheden komt de decentrale overheid strafrechtelijke immuniteit toe.

Relevantie voor de praktijk?

Het vorenstaande voorbeeld is er slechts één van velen. Het is duidelijk geworden dat de opsporende ambtenaren, na constatering van een mogelijke overtreding, vaak eerst een verhoor plannen, waarna het aan de decentrale overheid is om – indien zij vervolgd worden – een beroep te doen op immuniteit. Echter, doorgaans zijn ook de medewerkers van de overheid niet op de hoogte. Het gevolg hiervan kan zijn dat aan de decentrale overheid ten onrechte een strafbeschikking wordt opgelegd (en die moet betalen), of dat er strafrechtelijke vervolging plaatsvindt, met alle negatieve publiciteit tot gevolg. De vervolging van Waterschap Aa en Hunze voor het vangen van bevers zonder ontheffing is daarvan een sprekend voorbeeld.


Vragen hierover? Neem contact op!

Mocht u nu of in de toekomst te maken krijgen met het optreden van opsporingsambtenaren in verband met een (mogelijke) verdenking of vragen zij u bijvoorbeeld om stukken uit te leveren in het kader van strafrechtelijk onderzoek, neem dan gerust en vrijblijvend contact op met Peter Koops. Hij heeft veel ervaring met het bijstaan van overheden in het kader van strafrechtelijke onderzoeken.

Cursus Actualiteiten Bestuursrecht 28 januari 2021

Cursus Actualiteiten Bestuursrecht

TRIP PRAAT U DIGITAAL BIJ

Met genoegen nodigen wij u uit voor de digitale cursus “Actualiteiten Bestuursrecht” op

DONDERDAG 28 JANUARI 2021

In één middag krijgt u alle actuele ontwikkelingen binnen het algemeen bestuurs(proces)recht voorgeschoteld. Hierbij schenken wij aandacht aan de relevante wet- en regelgeving en jurisprudentie. We stippen steeds kort de (veelal bekende) basisbegrippen aan en lichten u vervolgens in over de meest recente stand van zaken.

Uw cursusleiders deze middag zijn mrs. Ingeborg Wind, Rens Snel en Tobias Polak, allen als partner en senior advocaat werkzaam in de overheidspraktijk van Trip Advocaten & Notarissen.

Het programma ziet er als volgt uit:

14.00 uur
Ingeborg Wind praat u bij over actualiteiten Awb, waarin ze ingaat op de laatste stand van zaken in het formeel en materieel algemeen bestuursrecht, zoals de begrippen aanvraag, besluit, belanghebbende en bestuursorgaan, de ABBB’s en procesrechtelijke aspecten.

14.45 uur
Rens Snel behandelt de actualiteiten vergunningen, toezicht en handhaving.

15.30 uur 
korte pauze

15.45 uur
Tobias Polak behandelt met u de nieuwe wetgeving voor de bestuursrechtpraktijk.

16.30 uur
De middag sluiten we af met een blokje Varia met ‘must knows’ voor professionals binnen de overheid. Uiteraard is er volop gelegenheid om vragen te stellen.

Rond 17.00 uur ronden we deze middag af.

Heeft u vragen over deze cursus, neem dan gerust contact op met een van de sprekers of mail naar info@triplaw.nl.


Bent u erbij?

U hoeft zich niet van tevoren aan te melden, maar kunt op donderdag 28 januari 2021 om 13.45 uur inloggen in de online cursus via deze link.
Aan deze cursus zijn geen kosten verbonden.

Mocht u nog andere mensen of collega’s kennen voor wie deze cursus interessant zou kunnen zijn, stuurt u dan gerust deze uitnodiging door.

Aanbevelingen onderwijsinstellingen (2/2)

Aanbevelingen onderwijsinstellingen

Inleiding

Het eerste deel van deze blogreeks, betreffende het onderzoeksrapport van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) naar de toepassing van de AVG op het online onderwijs, had betrekking op het gebruik van online spraak- en videogesprekken in het onderwijs. Een misschien nog wel belangrijker, en in ieder geval veel besproken onderwerp, betreft het gebruik van online ‘proctoring’. Online proctoring in het onderwijs betekent het online toezichthouden door surveillanten of algoritmes om te voorkomen dat studenten fraude plegen.

Het gebruik van online proctoring, heeft in juni 2020 centraal gestaan in een rechtszaak tussen de Universiteit van Amsterdam (UvA) en diens studenten. De rechtbank Amsterdam oordeelde destijds dat er in verband met Covid-19 noodzaak is om online proctoring in te zetten bij het afnemen van tentamens die vanuit huis worden gemaakt. Er was geen sprake van een onrechtmatige inbreuk op de privacy, aldus de rechtbank.

Inmiddels leven we al bijna een jaar met de gevolgen van Covid-19. Kan nog steeds worden gesteld dat er noodzaak is bij het gebruik van online proctoring? De AP heeft, net zoals voor het online spraak- en videobellen, aanbevelingen opgesteld voor onderwijsinstellingen ten behoeve van het gebruik van online proctoring. Dit blog zal nader ingaan op deze tweede set aanbevelingen.

Aanbevelingen online proctoring

Vóór het gebruik van online proctoring

  1. Bedenk voor het gebruik het doel waarvoor u online proctoring wilt gebruiken en zorg ervoor dat u dit kunt rechtvaardigen. Let op: het is in géén geval toegestaan om de verzamelde gegevens voor een ander doel te gebruiken dan dit vooraf bepaalde doel.
  1. Bepaal de Is het nodig om online proctoring in te zetten om fraude te voorkomen? Is er geen minder indringende manier van controle mogelijk? Denk hierbij bijvoorbeeld aan het laten schrijven van een paper/essay door leerlingen/studenten. Indien u van mening bent dat er sprake is van voldoende noodzaak om voor bepaalde toetsen en examens online proctoring in te zetten, leg dit dan (gemotiveerd) schriftelijk vast. Evalueer tot slot periodiek of de coronavirusmaatregelen worden versoepeld.
  1. Beperk de inbreuk op de privacy. U kunt bijvoorbeeld besluiten om toetsen of examens te combineren zodat de inzet van online proctoring tot een minimum wordt beperkt. Daarnaast kunt u kiezen voor de minst ingrijpende vorm van fraudepreventie, eye-tracking is bijvoorbeeld ingrijpender dan camera surveillance. Zorg er verder altijd voor dat, in geval van geautomatiseerde beoordeling, er een persoon is die beoordeelt of er inderdaad mogelijk fraude is gepleegd bij een toets/examen waarbij online proctoring is ingezet.
  2. Bepaal de rechtsgrondslag onder de AVG om gebruik te maken van online proctoring.
  1. Voer een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uit vóór het gebruik van online proctoring. Betrek indien mogelijk leerlingen/studenten en docenten bij de beoordeling. Houd hierbij ook rekening met andere (grond)rechten dan het recht op privacy, zoals de mogelijke discriminatie van leerlingen/studenten. Controleer verder regelmatig of de DPIA moet worden herzien.
  1. Werk samen met verschillende partijen zoals de functionaris-gegevensbescherming (FG), de studentenraad, de medezeggenschapsraad en overkoepelende organisaties. Bespreek oplossingen voor het thuis afleggen van toetsen/examens en bundel de krachten om grote spelers in de markt te benaderen. Let op: het achteraf informeren van de FG over de gemaakte keuzes is onvoldoende! 

Inkoop van online proctoring

  1. Selecteer een geschikte (software)leverancier. Selecteer een leverancier die voldoet aan de AVG. Stel eisen aan het gebruik van de verwerkte persoonsgegevens. Draag er bijvoorbeeld zorg voor dat gegevens die niet nodig zijn, onmiddellijk worden verwijderd. 
  1. Stel een verwerkersovereenkomst op met de leverancier. Zorg ervoor dat de overeenkomst voldoet aan de eisen van de AVG. Let op: indien u in zee gaat met een leverancier van buiten de Europese Economische Ruimte is het van groot belang dat er voldoende passende waarborgen zijn genomen om de gegevens te beschermen. 

Het (gaan) gebruiken van online proctoring

  1. Stel een beleid op over het gebruik van online proctoring. Stel hierin minimaal vast wanneer online proctoring kan worden ingezet, leg de redenen voor het gebruik schriftelijk vast, beschrijf hoe leerlingen zich moeten legitimeren en beschrijf de middelen en methoden die worden gebruikt om de persoonsgegevens te verwerken, zoals bewaartermijnen, beveiliging en toegang tot de gegevens. Zet het beleid tot slot om in concrete richtlijnen en instructies voor leerlingen/studenten en docenten. 
  1. Geef leerlingen/studenten en docenten voorlichtingen en instructies. Informeer leerlingen/studenten over wat er met hun gegevens gebeurt en over welke privacy-rechten ze beschikken. Instrueer uw leerlingen/studenten daarnaast om op de meest privacy-vriendelijke manier toetsen/examens af te leggen, bijvoorbeeld door persoonlijke spullen uit het zicht te houden. Het is van groot belang dat de informatie/instructie in begrijpelijke taal wordt gegeven. 
  1. Zet een proces op om studenten en leerlingen eenvoudig in staat te stellen om hun privacy-rechten uit te oefenen, bijvoorbeeld als een student of leerling toegang vraagt tot opnames. Bied daarnaast leerlingen/studenten die met succes bezwaar maken tegen online proctoring, een passend alternatief. Dit alternatief mag geen nadelige gevolgen hebben, zoals een onevenredige vertraging in de studievoortgang van een student. 
  1. Wees tot slot voorbereid op incidenten. Houd er rekening mee dat het onmogelijk is om datalekken of andere incidenten volledig uit te sluiten en wees hier dus op voorbereid! Bespreek met leerlingen/studenten en docenten wat er mis kan gaan en wat te doen om de impact van dergelijke incidenten te verminderen. 
  Checklist voor het gebruik van online applicaties
Bepaal een doel
Bepaal de noodzaak
Beperkt de inbreuk op de privacy waar mogelijk
Bepaal de rechtsgrondslag
Voer een DPIA uit
Zoek samenwerkingen met andere partijen
Selecteer een leverancier
Stel een verwerkingsovereenkomst op
Stel een beleid op over het gebruik
Geef informatie en instructies over de applicatie
Zet een proces op om privacy-rechten uit te oefenen
Wees voorbereid op incidenten

 

En nu?

Het is aan de onderwijsinstellingen zelf om aan de hand van de aanbevelingen te bepalen of zij het online onderwijs in overeenstemming met de vereisten van de AVG geven (zie bovenstaande checklist en de checklist uit het eerdere blog). De AP zal ondertussen de ontwikkelingen in het onderwijs op afstand blijven volgen.

Heeft u vragen over de bovenstaande set aanbevelingen? Of heeft u andere AVG-gerelateerde vragen? Neem dan vooral contact met op met Hester Ellemers!